秋の…

用時間管理的80/20法則    

其實時間管理與個人生涯策略規劃的基本概念，就是將「80/20法則」應用在工作生活與專業發展上，所謂80/20法則即：『據統計發現，一般人日常工作生活中80%的活動僅創造20%價值，另外20%的活動卻創造80%的價值，因此理性的人應該集中時間精力做20%的高價值活動，避免從事80%低價值活動。』 

因此大部分成功的專業人士是將「80/20法則」應用在工作與生活上，一方面使生產力加倍，收入跟者加倍，另一方面，使工作效率加倍，因而使個人自由時間加倍，可以將個人的自由時間花在改善家庭生活品質上、從事個人興趣活動上或是追求生命成長的體驗上。 

要將時間管理與個人生涯的策略規劃應用於實際的工作與生活中，首先必須從簡化生活開始著手，因為追求效率的第一步，必須減低工作與生活的複雜度，讓學習變得輕鬆，工作得以加快，生活變得簡單，態度保持從容，頭腦維持清晰，可有效節省時間及提高專業決策的品質。因此想要成為「專業新貴」，必須先從簡化工作及生活開始。 

創造塊狀的時間

比爾蓋茲的亞洲首席智囊張亞勤，也是微軟亞洲研究院院長兼首席科學家，在接受訪問時透露：他個人保持頭腦清醒，提高原創力的方法是，不管多繁忙，他堅持，每天下午一點半到四點半，保持三個小時的「腦筋自由時間」，用於思考、閱讀及寫作，他的秘書從不在這時候幫他接進任何電話。台灣經營之神王永慶，每天晚上九點半睡覺，午夜十二點半起床，一直到清晨六點再回去補眠，每天深夜到清晨這段時間，完全用於決策、閱讀與思考。 

從上面兩個例子說明，許多成功的人物都有一種特殊的時間安排計畫，我們稱之為「創造塊狀的時間」，事實上，每個人在一天當中，都有一段特定的時間，是精神狀態最佳的時段，大部分成功的人都會找出每天精神狀態最好的時段，將這段時間預先計畫保留下來，用於從事最重要、最具挑戰性的工作。 

如何創造塊狀時間呢？可行的做法是，根據自己的生活作息的規律，預先計算每一天可以利用的時間，從中找出精神狀況最佳以及最不容易被打擾的完整時間，創造一段完全屬於自己的塊狀時間，可以是三十分鐘、一個小時、兩個小時甚至更久。 

每天固定的塊狀時間可以是清晨、深夜或是白天的時間，在這段時間，安排一個舒適、安靜的空間，避免任何的分心或是打擾，甚至可以關掉所有電話，以便專注於處理最重要的工作任務，以及用於閱讀、學習與思考。 

　  
一般而言，晚上睡覺前以及清晨起床後是一天中最不容易被打擾的完整時段，許多成功的人都會妥善利用這兩個塊狀時段，例如前紐約市長朱利安尼，每天晚上睡覺前，養成固定閱讀的習慣，即使在「九一一」事件發生的當晚也不例外，在他的書中提到，九一一事件發生當晚，上床已經是深夜了，他依舊繼續閱讀邱吉爾傳記，學習邱吉爾當年率領英國人民抵抗德軍轟炸的勇氣。 
從時間管理的觀點，建議大家可以養成以下的好習慣，創造塊狀時間，提高時間利用的效率：

一、養成每天晚上利用一個小時閱讀的習慣。
二、養成每天提早起床的習慣，在家裡工作，可以創造不被打擾的幾個小時的完整工
        作時間。經常搭飛機的人，利用登機前、飛機上、轉機的完整時間，進行工作、
        閱讀、或是做計畫。

時間管理的ABCDE
        
如何培養自己「優先順序判斷能力」呢？以下建議一套非常有效的「時間管理」方法，叫做「ABCDE」工作分類法。它的操作方法非常簡單，首先在你每天睡覺前，把隔天所要做的工作及活動列一份清單。 

  　在每一個項目後面，依性質分類寫上A、B、C、D、E的字樣，隔天一進辦公室，按照工作清單上的分類，依序進行工作。A、B、C、D、E所代表的意義如下： 

A類的工作或活動，代表非常重要的事項，如果沒有完成，後果非常嚴重，例如老闆交代明天開會時要向重要客戶簡報的資料，就屬於A 類事項。 
如果A類事項有超過一件以上，可以依重要性、急迫性的程度細分，用A-1、A-2、A-3….等表示，並且切記養成習慣，永遠從A-1事項開始做起，A-1完成後，才開始進行A-2。 

B類的工作或活動，代表你須要去做的事項，但如果沒有完成，後果並不會太嚴重，相對於A 類的「大青蛙」，B類不過是隻「小蝌蚪」。 
例如回一個不是很重要的電話或是檢查E-MAIL，沒有做只是讓人覺得不方便或是不高興而已，並不會造成任何嚴重的後果，要隨時記住「當手邊還有A事項還沒完成，絕不開始做B事項」的原則。 

C類的工作或活動，代表那些 ”nice to do”的活動，但是做或是不做，都不會有任何不好的後果。 
例如打電話給朋友、跟同事一起喝杯咖啡、共進午餐，或在上班時間完成一些私人的事務。謹記你必須在完成A、B事項之後，有時間才開始做C類事項。 

D類的工作或活動，是那些可以交給別人來完成的事項，必須牢牢記住：凡是可以交給別人做的工作，必須想辦法用授權或外包的方式，交給別人來完成。節省下來的時間，可以用來專心從事必須要自己親自完成的重要工作，例如A類事項。

E類的工作或活動，是指你可以完全取消掉的工作項目，做或是不做根本沒有差別，例如有些工作過去雖然很重要，但是現在已經成效不大，做了只是浪費時間。 

你必須隨時檢討例行的業務或是工作項目，哪些是屬於E類的項目，儘快把它取消，以免浪費時間。 

文/台灣企畫塾

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引用:http://mysuper.com.tw/read.php?tid=33582